Information nach Art. 13 und 14 DSGVO.
1. Verantwortlicher
Science Works - Informations- und Kommunikationssysteme UG (haftungsbeschränkt)
Schulenburger Landstraße 45, 30165 Hannover
+49 176 56471029 ·
info@scienceworks.com
Fragen zum Datenschutz richten Sie bitte an die oben genannte Anschrift oder per E-Mail an info@scienceworks.com.
2. Wer für welche Daten zuständig ist
Ihr Zugang: Für Benutzerkonto, Anmeldung und Betriebsprotokolle ist Science Works Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Diese Erklärung betrifft diese Verarbeitung.
Inhalte im CRM: Über Kunden-, Projekt-, Angebots- und Termindaten, Nachrichten und Telefonate entscheidet das Unternehmen, das das CRM einsetzt. Science Works verarbeitet diese Daten nur auf dessen Weisung (Auftragsverarbeiter, Art. 4 Nr. 8 DSGVO), nutzt sie nicht zu eigenen Zwecken und nicht zum Training von Sprachmodellen. Einzelheiten im Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Anliegen zu Ihrem Zugang richten Sie an uns, Anliegen zu Kundendaten an das Unternehmen, das sie erfasst hat. Erreicht uns ein solches Anliegen, leiten wir es unverzüglich weiter.
3. Daten, Zwecke und Rechtsgrundlagen
| Daten | Zweck | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Benutzerkonto: Name, E-Mail, Telefonnummer, Rolle und Rechte, Unternehmenszugehörigkeit, Profilbild, Passwort (gehasht), Mehrfaktor-Anmeldung | Zugang einrichten und absichern | Art. 6 Abs. 1 lit. b; lit. f für die Absicherung |
| Protokolle: IP-Adresse, Zeitpunkt, Adresse, Browserkennung, Anmeldungen, letzte Aktivität, Änderungen an Datensätzen | Betrieb, Nachvollziehbarkeit, Abwehr von Angriffen | Art. 6 Abs. 1 lit. f; berechtigtes Interesse an einem sicheren und nachvollziehbaren Betrieb |
| Telefonie: Rufnummern, Zeitpunkt, Dauer, Richtung, Verbindungsqualität | Abwicklung und Nachvollzug von Gesprächen | Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f |
| Aufnahmen und Verschriftlichungen von Telefon- und Videogesprächen | Dokumentation des Gesprächs | Art. 6 Abs. 1 lit. a; Einwilligung aller Gesprächsteilnehmer, siehe Hinweis zur Gesprächsaufzeichnung |
| Nachrichten: interne Nachrichten, E-Mails aus angebundenen Postfächern, WhatsApp | Kommunikation im Rahmen der Arbeit mit dem CRM | Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f |
Elektronische Unterschrift von Angeboten
Unterschreiben Kunden eines Unternehmens, das das CRM einsetzt, ein Angebot elektronisch, werden zum Nachweis der Unterschrift Name, E-Mail-Adresse, Mobilfunknummer, die Bestätigung der dorthin gesandten Codes, das Unterschriftsbild, Datum und Uhrzeit, IP-Adresse sowie Angaben zu Browser und Gerät in einem Signaturprotokoll gespeichert. Der Standort wird nur erfasst, wenn der Kunde dem ausdrücklich zustimmt. Verantwortlich ist das Unternehmen, mit dem der Vertrag geschlossen wird; Science Works verarbeitet die Daten in dessen Auftrag. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsschluss), für den Standort Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Das Protokoll wird zusammen mit dem Vertrag nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert.
4. Empfänger
Wir setzen Dienstleister ein, die in unserem Auftrag verarbeiten. Vollständig mit Zweck, Ort und Fundstelle: Liste der Unterauftragsverarbeiter. Sie ist Teil dieser Erklärung.
5. Übermittlung in Drittländer
Einzelne Dienste verarbeiten außerhalb der EU, insbesondere die Auswertung von Texten, Unterlagen und Gesprächsaufnahmen durch ein Sprachmodell in den USA. Grundlage sind Standardvertragsklauseln der EU-Kommission nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO beziehungsweise eine Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework (Art. 45). Eine Kopie der Garantien erhalten Sie auf Anfrage. Trotz dieser Garantien lässt sich ein Zugriff durch US-Behörden nicht vollständig ausschließen.
6. Speicherdauer
Kontodaten bleiben, solange der Zugang besteht, und werden danach gelöscht, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Alle Fristen: Aufbewahrung und Löschung.
7. Erforderlichkeit der Bereitstellung
Die Angaben zum Benutzerkonto sind erforderlich, um Ihnen einen Zugang einzurichten; ohne sie ist eine Nutzung des CRM nicht möglich. Eine gesetzliche Pflicht zur Bereitstellung besteht nicht. Die Einwilligung in eine Gesprächsaufzeichnung ist freiwillig; eine Verweigerung hat keine Nachteile.
8. Einsatz künstlicher Intelligenz und automatisierte Entscheidungen
Einzelne Funktionen des CRM werden durch Systeme künstlicher Intelligenz unterstützt, etwa Textvorschläge, Zusammenfassungen, die Auswertung hochgeladener Unterlagen und Vorschläge zur Zuordnung von Anfragen. Die Ergebnisse dienen als Arbeitshilfe und können fehlerhaft sein; sie werden von den Nutzern geprüft. Entscheidungen, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen, werden nicht ausschließlich automatisiert getroffen (Art. 22 DSGVO). Eingesetzt wird OpenAI, L.L.C. (San Francisco).
KI-Assistent im Kundenportal
Nachrichten im Kundenportal können automatisch von einem KI-Assistenten beantwortet werden. Dazu werden Ihre Nachricht und die für die Antwort nötigen Projektangaben an OpenAI (USA) übermittelt. Grundlage der Übermittlung sind die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission und das EU-US Data Privacy Framework. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. KI-Antworten sind als solche gekennzeichnet und unverbindlich. Verbindliche Auskünfte, etwa zu Preisen, Terminen oder Vertragsinhalten, erhalten Sie von unseren Mitarbeitern. Auf Wunsch antwortet Ihnen ein Mitarbeiter.
9. Ihre Rechte
- Auskunft (Art. 15)
- Berichtigung (Art. 16)
- Löschung (Art. 17)
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20)
- Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f, aus Gründen Ihrer besonderen Situation (Art. 21)
- Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft; die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt (Art. 7 Abs. 3)
10. Beschwerderecht
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5, 30159 Hannover ·
https://www.lfd.niedersachsen.de
11. Cookies
Das CRM setzt nur technisch erforderliche Cookies. Einzelheiten: Cookies und Endgerätezugriff.
12. Änderungen
Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung; ihr Stand steht am Fuß der Seite.