Bedingungen für die Nutzung des CRM. Fassung vom 05.10.2026.
§ 1 Geltungsbereich
(1) Diese Bedingungen gelten für die Bereitstellung und Nutzung der CRM-Software von Science Works - Informations- und Kommunikationssysteme UG (haftungsbeschränkt) („Anbieter") gegenüber Unternehmen („Kunde") sowie für die Nutzung durch die vom Kunden eingerichteten Benutzer.
(2) Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Es richtet sich nicht an Verbraucher.
(3) Abweichende oder ergänzende Bedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, der Anbieter stimmt ihnen in Textform zu. Individuell getroffene Vereinbarungen gehen diesen Bedingungen vor.
§ 2 Vertragsgegenstand
(1) Der Anbieter stellt dem Kunden die CRM-Software über das Internet zur Nutzung bereit und hält sie auf eigener oder angemieteter Infrastruktur betriebsbereit. Eine Überlassung der Software selbst findet nicht statt.
(2) Der Funktionsumfang ergibt sich aus der jeweils bereitgestellten Fassung der Anwendung. Der Anbieter entwickelt die Software fortlaufend weiter. Funktionen können hinzukommen, sich ändern oder entfallen, soweit der vertraglich vereinbarte Zweck davon nicht wesentlich berührt wird.
(3) Nicht Gegenstand dieses Vertrags sind Leistungen Dritter, die der Kunde über das CRM anbindet, etwa Telefonie-Anbieter, Buchhaltung oder Messaging-Dienste. Für diese gelten die Bedingungen des jeweiligen Anbieters.
§ 3 Verfügbarkeit
(1) Der Anbieter bemüht sich um einen möglichst unterbrechungsfreien Betrieb. Eine bestimmte Verfügbarkeit wird nur geschuldet, soweit sie gesondert vereinbart ist.
(2) Wartungsarbeiten, die eine Unterbrechung erfordern, kündigt der Anbieter nach Möglichkeit vorher an und legt sie nach Möglichkeit außerhalb der üblichen Geschäftszeiten. Bei Gefahr im Verzug, insbesondere bei Sicherheitslücken, darf der Anbieter ohne Vorlauf eingreifen.
(3) Zeiten, in denen die Anwendung aus Gründen nicht erreichbar ist, die der Anbieter nicht zu vertreten hat, gelten nicht als Ausfall. Dazu zählen insbesondere Störungen des Internets außerhalb der vom Anbieter verantworteten Infrastruktur und Ausfälle von Diensten Dritter.
§ 4 Benutzerkonten und Zugangsdaten
(1) Der Kunde richtet Benutzerkonten für seine Mitarbeiter ein und vergibt deren Berechtigungen. Er ist dafür verantwortlich, dass jeder Benutzer nur die Rechte erhält, die er für seine Aufgabe braucht.
(2) Zugangsdaten sind geheim zu halten und dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden. Ein Benutzerkonto darf nur von einer Person genutzt werden. Besteht der Verdacht, dass ein Zugang unbefugt genutzt wird, hat der Kunde den Anbieter unverzüglich zu unterrichten.
(3) Scheidet ein Mitarbeiter aus oder entfällt sein Aufgabenbereich, sperrt der Kunde dessen Zugang unverzüglich.
§ 5 Pflichten des Kunden
(1) Der Kunde ist für die Daten, die er in das CRM einstellt, allein verantwortlich. Er stellt sicher, dass er zur Verarbeitung berechtigt ist und dass die Verarbeitung im CRM mit den für ihn geltenden Vorschriften vereinbar ist.
(2) Der Kunde unterlässt jede Nutzung, die geeignet ist, den Betrieb zu beeinträchtigen. Dazu zählen insbesondere automatisierte Massenabrufe außerhalb der dafür vorgesehenen Schnittstellen und Versuche, Zugriffsbeschränkungen zu umgehen.
(3) Der Kunde stellt den Anbieter von Ansprüchen Dritter frei, die darauf beruhen, dass er das CRM vertragswidrig genutzt oder Daten ohne ausreichende Grundlage eingestellt hat. Das gilt nicht, soweit der Anbieter die Rechtsverletzung zu vertreten hat.
§ 6 Nutzungsrechte
(1) Der Kunde erhält für die Laufzeit des Vertrags das nicht ausschließliche, nicht übertragbare Recht, das CRM im vereinbarten Umfang für eigene Geschäftszwecke zu nutzen.
(2) Alle Rechte an der Software, ihrer Gestaltung und ihrer Dokumentation verbleiben beim Anbieter. Der Kunde darf die Software nicht vervielfältigen, bearbeiten, zurückentwickeln oder Dritten zugänglich machen, soweit nicht zwingende gesetzliche Vorschriften dies gestatten.
(3) Die Daten, die der Kunde einstellt, bleiben seine Daten. Der Anbieter nutzt sie ausschließlich zur Erbringung der vertraglichen Leistung und nach Maßgabe des Vertrags zur Auftragsverarbeitung. Eine Nutzung der Kundendaten zum Training von Sprachmodellen findet nicht statt.
§ 7 Vergütung
Die Vergütung richtet sich nach der zwischen den Parteien getroffenen Vereinbarung. Ist dort nichts geregelt, gilt die jeweils vereinbarte Einzelabrede. Alle Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.
§ 8 Datenschutz
(1) Soweit der Anbieter bei der Erbringung der Leistung personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, gilt ergänzend der Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Er ist Bestandteil dieses Vertrags.
(2) Für die Verarbeitung, die der Anbieter in eigener Verantwortung vornimmt, gilt die Datenschutzerklärung.
§ 9 Gewährleistung
(1) Der Anbieter gewährleistet, dass die Software während der Laufzeit in einem zum vertragsgemäßen Gebrauch geeigneten Zustand erhalten wird. Es gilt Mietrecht, soweit nachfolgend nichts anderes bestimmt ist.
(2) Die verschuldensunabhängige Haftung für Mängel, die bereits bei Vertragsschluss vorhanden waren (§ 536 a Abs. 1 Alt. 1 BGB), ist ausgeschlossen.
(3) Der Kunde zeigt Mängel unverzüglich in Textform an und beschreibt sie so, dass sie nachvollzogen werden können.
§ 10 Haftung
(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit, für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie nach dem Produkthaftungsgesetz.
(2) Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer Pflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf (Kardinalpflicht), ist die Haftung auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt.
(3) Im Übrigen ist die Haftung ausgeschlossen.
(4) Für den Verlust von Daten haftet der Anbieter nur in dem Umfang, der auch bei ordnungsgemäßer Datensicherung durch den Kunden entstanden wäre. Der Kunde bleibt für eigene Sicherungen seiner Daten verantwortlich, soweit nichts anderes vereinbart ist.
§ 11 Laufzeit und Kündigung
(1) Laufzeit und Kündigungsfristen ergeben sich aus der Vereinbarung zwischen den Parteien.
(2) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für den Anbieter insbesondere vor, wenn der Kunde trotz Abmahnung fortgesetzt gegen § 5 verstößt.
(3) Nach Vertragsende stellt der Anbieter dem Kunden dessen Daten für 30 Tage in einem gängigen, maschinenlesbaren Format zum Abruf bereit. Danach löscht er sie nach Maßgabe des Vertrags zur Auftragsverarbeitung.
§ 12 Änderung dieser Bedingungen
(1) Der Anbieter darf diese Bedingungen ändern, soweit die Änderung durch eine Änderung der Rechtslage, der höchstrichterlichen Rechtsprechung oder der technischen Gegebenheiten veranlasst ist und den Kunden nicht unangemessen benachteiligt.
(2) Änderungen teilt der Anbieter mindestens sechs Wochen vor Inkrafttreten in Textform mit. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb von sechs Wochen nach Zugang, gelten die Änderungen als angenommen. Auf diese Folge weist der Anbieter in der Mitteilung gesondert hin. Widerspricht der Kunde, kann jede Partei den Vertrag zum Inkrafttretenszeitpunkt kündigen.
§ 13 Schlussbestimmungen
(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.
(2) Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag ist Hannover, sofern der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.
(3) Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen unberührt. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt die gesetzliche Regelung.
§ 14 Hinweise für Endkunden
Die folgenden Hinweise richten sich an die Endkunden der Unternehmen, die das CRM nutzen, etwa im Kundenportal, bei Videogesprächen und in E-Mails.
(1) KI-Assistent. Nachrichten im Kundenportal können automatisch von einem KI-Assistenten beantwortet werden. Solche Antworten sind gekennzeichnet, können fehlerhaft sein und sind unverbindlich. Verbindliche Auskünfte, etwa zu Preisen, Terminen oder Vertragsinhalten, geben die Mitarbeiter des Unternehmens. Mit „Direkt an unser Team“ geht eine Nachricht ohne automatische Antwort an einen Mitarbeiter. Welcher Anbieter die Antworten erzeugt und wo die Daten verarbeitet werden, steht in der Datenschutzerklärung.
(2) Förderung. Das Unternehmen bereitet Förderanträge mit dem Endkunden vor und reicht Nachweise ein. Ob und in welcher Höhe gefördert wird, entscheidet allein die Förderstelle, etwa die KfW. Angaben im Portal sind keine Zusage einer Förderung. Bei manchen Programmen, etwa KfW 458, stellt der Eigentümer den Antrag selbst.
(3) Projektablauf. Der im Portal gezeigte Ablauf ist der übliche Verlauf eines Projekts. Reihenfolge und Dauer der Schritte können abweichen. Maßgeblich sind Angebot und Vertrag.
(4) Videogespräche. Aufgezeichnet und per KI in Text umgewandelt wird nur, wenn alle Teilnehmer vor dem Beitritt eingewilligt haben. Die Einwilligung ist freiwillig und jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar. Anbieter, Zweck, Speicherdauer und Empfänger stehen im Hinweis zur Gesprächsaufzeichnung.
(5) Kontakt und Werbe-E-Mails. Wer eine Anfrage per E-Mail bestätigt, willigt ein, dass das Unternehmen ihn per E-Mail und Telefon zu seiner Anfrage und zu Photovoltaik, Wärmepumpe und Haustechnik kontaktiert. Die Einwilligung ist freiwillig und jederzeit widerrufbar. Ohne Bestätigung erfolgt kein Kontakt. Werbe-E-Mails lassen sich jederzeit über „Abmelden“ in jeder E-Mail abbestellen, ohne dass andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen. Nachrichten zu einem laufenden Auftrag kommen weiterhin.