Information nach Art. 13 Abs. 2 lit. a DSGVO, zugleich Regelung zu § 9 des Vertrags zur Auftragsverarbeitung.
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten es vorschreiben (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO). Es gelten die folgenden Fristen.
Fristen
| Daten | Frist | Grund |
|---|---|---|
| Benutzerkonto | Löschung nach Ende des Zugangs | Zweck entfällt mit dem Ausscheiden |
| Rechnungen, Gutschriften, Buchungsbelege | 10 Jahre | § 147 Abs. 3 AO, § 257 HGB |
| Handels- und Geschäftsbriefe, Angebote mit Vertragsbezug | 6 Jahre | § 257 Abs. 4 HGB |
| Kundendaten ohne Vertragsschluss (Interessenten) | Löschung, wenn der Kontakt erkennbar nicht weiterverfolgt wird | Zweckbindung, Art. 5 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Gesprächsaufnahmen und Verschriftlichungen | Löschung, sobald der Zweck erreicht ist, spätestens nach Widerruf der Einwilligung | Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 7 Abs. 3 DSGVO |
| Verbindungsdaten der Telefonie | solange für Abrechnung und Nachvollzug nötig | Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO |
| Technische Protokolle der Schnittstellen | Löschung nach Ablauf der für Betrieb und Fehleranalyse erforderlichen Zeit | Datenminimierung |
| Sicherungskopien | werden im Rahmen des Sicherungszyklus überschrieben | Wiederherstellbarkeit, Art. 32 Abs. 1 lit. c DSGVO |
Durchführung der Löschung
Bei einer Löschung werden die Daten, soweit technisch möglich, auch aus abgeleiteten Beständen wie Suchindizes, Exporten und Zwischenspeichern entfernt. Sicherungskopien bleiben bis zu ihrem planmäßigen Überschreiben bestehen; der Zugriff auf sie ist bis dahin auf die Wiederherstellung beschränkt.